¿Qué es la firma electrónica?
Relación con la firma manuscrita
Todos estamos familiarizados con el acto de estampar nuestra firma manuscrita en documentos en papel. De hecho confiamos plenamente en la legalidad de este mecanismo. La firma electrónica es el sistema informático, que con idéntica validez legal, nos permite estampar nuestra firma en un documento digital
¿Por qué es necesaria?
El ordenador se ha convertido en una herramienta esencial para nosotros tanto en el ámbito personal como en el profesional. Cuando nos disponemos a crear un documento, siempre lo producimos con un ordenador. Otra obviedad a la que estamos tan habituados que ya no damos importancia, es que el correo electrónico nos permite enviar estos documentos en su formato original sin tener que convertirlos en un papel. En este contexto, era necesario crear un mecanismo que nos permitiera sustituir la firma manuscrita, aplicable únicamente en papel, por un mecanismo digital. Este mecanismo digital, es lo que llamamos firma electrónica.
¿Cómo usamos la firma electrónica en las relaciones laborales?
El único requisito es que el trabajador disponga de DNI electrónico y que disponga personalmente, o se le facilite en el centro de trabajo, de ordenador con conexión a internet y un lector de Dni electrónico. También puede firmar el contrato si dispone de certificado digital.
El trabajador accede por nuestra web a la sala de firmas, y allí identificándose con su DNI electrónico o su certificado le saldrá el contrato de trabajo ya firmado también electrónicamente por su empresario. Una vez firmado, lo cual se tarda menos de cinco segundos, el contrato se archiva en nuestro sistema para su consulta o para requerimiento de la inspección de trabajo. El trabajador si lo desea puede imprimir una copia del contrato o guardarlo en su ordenador.
Cuando se contrata a trabajadores de otras provincias para eventos y trabajos lejos de nuestro centro de trabajo, lo que actualmente se hace es firmar manuscritamente los contratos por el empresario, introducirlos en un sobre y que luego los devuelva firmados el trabajador. En la mayoría de casos, cuando vuelve el contrato firmado (si es que vuelve) el trabajador ya ha terminado su trabajo en el evento correspondiente. Y ya sabemos que para contratos a tiempo parcial es obligatorio el contrato por escrito, y aunque en los de menos de 4 semanas y a tiempo completo, es valido el verbal, es muy aconsejable tener un contrato por escrito que nos de seguridad jurídica.
¿Principales características de la SALA DE FIRMAS?
• Se puede subir cualquier documento en formato PDF
• Gracias al sistema de visualización, sus firmantes podrán revisarlo en el mismo entorno web
• Los documentos quedarán archivados, accesibles únicamente por el emisor y los firmantes
• Los documentos pueden ser descargados en cualquier momento por las personas implicadas en el proceso de firma
• Admite firmas con diversos certificados entre los que se encuentran el DNI electrónico, o el certificado de la FNMT, comúnmente utilizado en la presentación de declaraciones de la renta