Verifactu ya está aquí: Todo lo que necesitas saber para cumplir la normativa sin complicaciones

El  Real Decreto 1007/2023 y la Orden 1177/2024  que lo desarrolla, contienen la normativa Veri*factu, que define cómo deben funcionar los Sistemas Informáticos de Facturación. Su objetivo es garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los datos, así como facilitar el control por parte de la Agencia Tributaria para dificultar, evitar y detectar el fraude durante el proceso de facturación.

La entrada en vigor de la normativa Veri*factu marcará un cambio importante en la forma en que empresas y autónomos emiten sus facturas. A partir de 2026, los obligados que tengan que utilizar un Sistema Informático de Facturación (SIF), habrán de hacerlo con un certificado que cumpla con los requisitos técnicos y legales establecidos por esta normativa.

¿Qué exige la normativa Veri*factu?

Esta normativa obliga a que las aplicaciones de facturación tengan la capacidad de enviar directamente a la AEAT la información contenida en las facturas.

Además, la Agencia Tributaria, debe tener acceso a estos registros en cualquier momento para poder verificarlos.

¿Cómo funciona Veri*factu?

El sistema Veri*factu permite emitir facturas verificables y su envío directamente a Hacienda, garantizando el cumplimiento de la normativa antifraude. El proceso incluye:

• Generación del archivo XML con los datos de la factura.
• Cálculo de huella o “HASH” (cálculo realizado basándose en los datos de la factura)
• Encadenamiento de registros de facturación.
• Envío del archivo a la AEAT.
• Creación e incorporación en la factura de un código QR con determinados datos de esta.

Una vez enviada, la AEAT informa si la factura ha sido aceptada o rechazada mediante un cambio de estado.

Opcionalmente, podrá optar por un sistema No Veri*factu donde no es necesario el envío de los registros de facturación, pero todos los programas deberán estar preparados para cumplir con la normativa.

Incluso si opta por el sistema No Veri*factu (los registros se conservan localmente), el software debe estar “certificado” por el fabricante. La factura tiene que incorporar un código QR y una huella digital (hash) y el Sistema Informático de Facturación debe cumplir con las medidas de seguridad y control, tales como el registro de eventos producidos en su uso y la firma electrónica de los registros.

Toda esta información y formalidades podrá ser requerida por la AEAT en cualquier momento.

¿Qué debo tener en cuenta antes de decidir?

• La transmisión inmediata de los registros de facturación a la AEAT denota “calidad fiscal” y prestigio.
• La exigencia de requisitos es menor en Veri*Factu, lo que disminuye su posibilidad de incumplimiento.
• El sistema Veri*factu ofrece algunos servicios de valor añadido, tales como cotejo de las facturas por la empresa o sus clientes, descarga de registros…
• Al disponer la AEAT de la información sobre la facturación en tiempo real, se reducen las posibilidades de recibir un requerimiento del Fisco cuando se utiliza Veri*factu.
• La AEAT puede personarse donde se utilice un SIF NO Veri*factu y exigir el acceso a los registros, su descarga, volcado o copiado y consulta. Con Veri*factu no sucede porque la AEAT ya tiene la información.
• Según ha manifestado la AEAT, su intención es que en un futuro sea obligatorio remitir sí o sí las facturas a la Administración con un sistema tipo Veri*factu.

¿Qué debe cumplir un software certificado?

Para que un desarrollador de software pueda certificar sus programas a la normativa Veri*factu, sus aplicaciones deben cumplir, principalmente, con los siguientes requisitos:

Para sistemas Veri*factu:

• Enviar registros de forma segura a la AEAT.
• Generar una huella digital (hash) por cada registro.
• Incluir un código QR con identificador único en cada factura.
• Contener una declaración responsable de cumplimiento normativo.

Para sistemas No Veri*factu:

• Firmar electrónica de los registros de facturación.
• Generar una huella digital (hash) por cada registro.
• Generación de un registro de eventos, firmado digitalmente.
• Incluir un código QR con identificador único en cada factura.
• Incorporar un sistema de consulta y verificación de los registros de facturación y eventos.
• Contener una declaración responsable de cumplimiento normativo.
• Posibilidad de envío de los registros de facturación por requerimiento de la AEAT.
• Permitir el acceso a donde se conserven los registros y su recuperación y consulta electrónica legible por la AEAT.

Además, debe garantizar:

• Integridad.
• Conservación.
• Accesibilidad.
• Legibilidad.
• Trazabilidad.
• Inalterabilidad de las facturas.

¿Qué datos se deben enviar a la AEAT?

Entre los datos que nuestras aplicaciones envían, están:

• Datos fiscales del emisor y del receptor (excepto en facturas simplificadas).
• Número y fecha de la factura.
• Referencia a la factura original en caso de ser rectificativa o sustitutiva.
• Importe y descripción de la operación.
• Identificación del sistema informático, fecha, hora y huso horario.

¿A quién afecta Veri*factu?

• Empresas y autónomos con sede en España que emitan facturas con SIF.
• Fabricantes y distribuidores de software de facturación, contabilidad o gestión.

Excepciones:

• Empresas en territorios forales (con normativa TicketBAI).
• Sujetos al Suministro Inmediato de Información (SII)
• Algunas actividades agrarias, ganaderas y pesqueras.
• Actividades exentas de facturación.
• Empresas que facturen manualmente en papel.

¿Cuáles son las fechas de entrada en vigor?

• Empresas: 1 de enero de 2026.
• Autónomos: 1 de julio de 2026.

¿Qué ocurre si no se cumple con el reglamento?

El incumplimiento puede conllevar sanciones:

• Fabricantes de software: hasta 150.000€ o 1.000€ por licencia.
• Usuarios o empresas: hasta 50.000€.

¿Cómo prepararte?

La mejor forma de evitar sanciones es actualizarse y adaptarse cuanto antes. En abellán asesores contamos con soluciones con NCS para todo tipo de negocio:

• Asesorías: NCS Fiscal – Facturación.
• Empresas: NCS Gestión.
• Comercios: NCS TPV Comercios.
• Restaurantes: NCS TPV Restaurantes.
• Microempresas y autónomos: NCS EfacturaE.

Si actualmente genera facturas en procesadores de texto o en hojas de cálculo (como Excel), pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación. Ello implicaría su consideración como Sistema Informático de Facturación y debería adquirir un software adaptado a la normativa.

Si utilizas cajas registradoras (por ejemplo, en hostelería o pequeño comercio), asegúrate de que pueden actualizarse o considera actualizarlas por nuestras aplicaciones de TPV que cumplen con los requisitos de la normativa Veri*Factu.

Además, optar por Veri*factu te libera de la responsabilidad de conservar todos los registros durante el periodo de prescripción, ya que la información enviada queda automáticamente a disposición de la AEAT, a salvo de posibles borrados o manipulación de los registros en la empresa.

Por ello es razonable considerar que las probabilidades de revisión del Sistema Informático de Facturación desde la AEAT serán mucho mayores cuando los registros no son enviados de forma automática por las empresas.

¿Es lo mismo Veri*factu que la factura electrónica?

No. Veri*factu es solo el primer paso hacia la Factura Electrónica obligatoria y la futura Factura Electrónica Europea.

La facturación electrónica es un sistema de emisión regulado por la Ley de Creación y Crecimiento de Empresas, cuyo objetivo es digitalizar los procesos administrativos y reducir la morosidad en las operaciones comerciales.

Actualmente se encuentra pendiente de aprobación el Reglamento que la regula.

Se prevé su obligatoriedad para todos los empresarios y profesionales operan en España, únicamente en relaciones B2B (entre empresas). Quedando excluidas las facturas simplificadas o las operaciones intracomunitarias.

Con NCS Software puedes estar tranquilo: nuestros productos evolucionan para cumplir con cada nueva exigencia legal.